起業後は大変、バックオフィス業務の重要性

起業後は、売上を上げなければいけない。

確かに、売上は超重要です。当然ながら、売上が無ければ会社を存続させることができません。ただし、会社は単に商品を売っていれば良いわけではありません。

売上を得る行動一つとっても、契約書の作成、請求書の発行、入金確認、さらには経理業務。これら一連のバックオフィス業務が必要です。

今回は、これらのバックオフィス業務について確認していきましょう。

売上=即入金ではない

商品を売ったりサービス提供を行っても、通常お金は即時に入金されません。

確かに、美容院や小売店など、現金商売のビジネスであればその場でお金が入ります。しかし、B to B(会社間取引)の場合、通常現金取引は行われません。サービス提供完了後、後日お金が振り込まれることが一般的です。具体的には、会社の売上に関連する取引は一般的に以下の流れで行われます。

1.営業活動及び準備
2.契約書の締結
3.サービス提供
4.請求書の発行
5.入金確認
6.経理業務

当然、売上を上げるためには営業活動が必要です。ただし、営業活動を終えた後には契約書の締結や請求書の発行等の、バックオフィス業務が必要なことを忘れてはいけません。

もちろん、上述の通り”3”でサービス提供が完了しても、即時にお金が振り込まれるわけではありません。取引先ごとに、いくら回収できるお金があるか、いつ回収できるかを把握(債権管理)し、料金の請求手続きを行う必要があります。

1.営業活動及び準備

当たり前の話ですが、売上を得るために、まずは営業活動が必要です。

そのために何が必要か。会社の備品を揃えたり、名刺の発注、Webページの制作など、やらなければならないことは多々あります。

大企業であれば総務部が担当する業務が殆どですが、起業後は、当然ながらこれらの業務を自身で行わなければなりません。

2.契約書の締結

契約書は、トラブルが起きた際に身を守るために必要です。

面倒だから』と契約書の作成を行わないのは大変危険です。なぜなら、万が一トラブルが起こった際、契約書が無ければ基本は泣き寝入りするしかないからです。

どのような仕事を行うか、料金はいくらにするか等、口約束ではなく、書面に残すことで後々のトラブルを減らすことができます。特に、規模が大きい取引でトラブルが起きた場合、そのまま倒産に至るかもしれません。従って、契約書の作成は必須の作業です。

大企業であれば法務部が契約書の作成等を行ってくれますが、起業した場合は自身で契約書を作成し、不安があれば弁護士に契約書の確認(リーガルチェック)を受けることをお勧めします。

3.サービス提供

上記2で締結した契約に基づき、相手方に対してサービス提供を行います。ここは言うまでもなく、バックオフィス業務でなく、本業の部分です

3.請求書の発行

相手から代金をもらうためには、請求書の発行が欠かせません。

仲が良い相手なら良いかもしれませんが、「〇万円を××の口座に振り込んでおいて」と口頭で言うわけにはいかないからです。

支払時期や金額、振込先の口座を明記し、相手方に請求書の交付を行います。なお、請求書の発行手続きは意外と手間がかかります。なぜなら、同じ相手であっても、基本的には毎月発行しなければならないからです。

取引先が1社だけならまだしも、10社、100社と、取引先が増えれば増える程、この手続きは大変になります。大企業であれば経理部が担当してくれることが多い業務ですが、これもまた、自身で行わなければなりません。

4.入金確認

入金確認も大事な作業です。

入金確認は、インターネットバンクであればオフィスで手軽に行うことができますが、そうでない場合、入金の都度銀行のATMに出向くのが大変です。

月に数件しか取引がないのであればまだ良いですが、B to C(一般消費者向け)ビジネスのように、毎日何件も取引がある場合、入金確認は非常に手間がかかります。

5.領収書の発行

相手によっては、領収書の発行が必要です。なぜなら、領収書は相手にとって、料金を確かに支払ったことを証明する手段となるからです。

これもまた、経理部が無い場合はご自身で対応しなければなりません。

6.債権回収

万が一、上記4で入金が行われずに支払いが遅延している場合、相手に対して料金の支払いを催促しなければなりません。

ここで回収できればまだ良いですが、回収できない場合は取引の停止や、弁護士に依頼して回収するケースもあります。金額が小規模な場合は債権回収作業を放棄し、泣き寝入りすることも考えられますが、回収できなければ売った分丸々の損失が発生します。

従って、債権回収は粘り強く行わなければならない業務です。

7.帳簿付け

会社は、会社版の家計簿の作成が必要です。売上や経費が発生すれば、それらの取引を会計ソフトに入力し、集計を行う必要があります。

これは経理部の業務であり、ある程度の簿記知識が求められます。従って、社長自らが行うことは現実的ではありません。起業当初は、税理士に委託するケースが一般的です。

最後に

これらの業務を全て社長が行っていると、営業活動や会社運営に充てる時間が無くなってしまいます。

また、当然、これら以外に行うべき業務も数え切れません。従って、パートタイマーの方を雇ったり、各専門家に気軽に相談できる体制を早期に整えることが大切です。

なお、ブラッシュメーカー会計事務所では、様々な専門家との連携体制が整っています。我々税理士が窓口となり、弁護士や司法書士、社労士(社会保険労務士)、弁理士、行政書士、土地家屋調査士など、適時に適切な専門家をご紹介することが可能です。

今はインターネットに情報があふれていますが、本当に必要なものを取捨選択することは難しく、誤った知識を持ってしまう方も少なくありません。全てを外部に委託する必要はありませんが、今はあらゆる面でスピードが求められる時代であり、特に経営環境の変化が激しい中小企業やベンチャー企業にとっては、外部に気軽に相談できる体制構築が不可欠です。

最後に、ブラッシュメーカー会計事務所では、3か月に一度程度のタイミングで、会社の財務状況についてお時間をいただく、独自の取り組みを行っています。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

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なぜ決算書を作るのか

会社は売上や経費を集計し、最低でも年に1度は決算書の作成を行わなければなりません。それは、法人税の確定申告に必要だからです。

しかし、決算書の作成理由はそれだけではありません。融資を受ける際は金融機関に決算書を見せ、そして、会社の利益目標、計画をたてる際にも決算書を活用することが可能です。

起業家必見!顧問税理士の選び方ガイド(前編)

一言で税理士といっても、みんな提供しているサービス内容は異なります。

付き合うべき税理士は、基本的には相談しやすいかどうか、そして、自身のニーズを満たせるかで判断すべきです。税務リスクを減らすためには、会社の事業内容を理解してくれる、相談しやすい税理士でなければなりません。

迷ったら、信頼できる人に紹介してもらうというのもアリでしょう。

会社の儲けを示す資料(P/L)の見方

会社の利益状況は、できれば毎月。少なくとも、3か月に1度は確認することが望ましいです。

なぜなら、経営環境の変化は早いため、1年おきに決算書を作り、その後に経営方針の修正を行っていては遅すぎるからです。

ブラッシュメーカー会計事務所では、資料のグラフ化等を行い、簿記の知識が無くても決算書を経営判断に役立てられるようにし、お話しをさせていただきます。

注意事項
※1 本記事は2019年10月現在の法令等に基づき記載しております。
※2 本記事は一般的なケースに基づき記載しております。実際の申告等にあたっては顧問税理士等へご相談ください。
※3 本記事に記載された内容に従って行動された結果生じた損失について、弊社では一切の責任を負いかねます。

 

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投稿者プロフィール

ブラッシュメーカー会計事務所 共同代表・税理士 坂根崇真
ブラッシュメーカー会計事務所 共同代表・税理士 坂根崇真
業界最大手のデロイトトーマツ税理士法人を経て、ブラッシュメーカー会計事務所を共同で創業。 売上高数千億円規模の外資系企業の申告や、個人資産百億円規模の方の税務相談経験など、幅広い業務提供の経験を有する。
現在は代表の河野と共に、主にベンチャー企業・中小企業向けに税務相談・申告書作成や財務コンサルティング業務を提供し、また、自社Webにて120以上の記事を執筆している。

ブラッシュメーカー会計事務所は、東京・市ヶ谷にオフィスを構える税理士事務所です。

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